Tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice

Tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice được thiết kế đặc biệt giúp người dùng dễ dàng theo dõi, thống kê, báo cáo tổng hợp thông tin về hóa đơn nhanh chóng, chính xác ngay trên điện thoại di động. Nhờ đó, kế toán và các nhà quản trị có thể nắm được tình hình hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp và ra các quyết định đúng đắn. 

1. Tính năng báo trên App hóa đơn điện tử E-invoice 

Khi kế toán không thể thường xuyên ngồi tại văn phòng làm việc thì sử dụng App hóa đơn điện tử E-invoice để tổng hợp báo cáo về hóa đơn trên điện thoại di động là giải pháp vô cùng hữu ích. Nhờ vậy kế toán có thể dễ dàng nắm bắt thông tin hóa đơn của đơn vị, doanh nghiệp mình.

Bên cạnh đó, các nhà quản trị cũng có thể sử dụng App tổng hợp báo cáo, phân tích tình hình bán hàng hóa của doanh nghiệp, cập nhật liên tục thông tin hóa đơn bất cứ khi nào.

2. Hướng dẫn sử dụng tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice

Tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice được kế toán và các nhà quản trị thường xuyên sử dụng. Tính năng báo cáo được thực hiện thông qua các 4 chức năng cơ bản bao gồm:

• Chức năng danh sách hóa đơn điện tử

• Chức năng quản lý gửi mail

• Chức năng Thống kê

• Chức năng Lập danh sách báo cáo

Cụ thể, các chức năng trong tính năng báo cáo của hóa đơn điện tử sẽ được hướng dẫn ngay sau đây:

2.1 Báo cáo trạng thái hóa đơn qua chức năng “Danh sách hóa đơn điện tử”

Khi người dùng muốn kiểm tra trạng thái của hóa đơn chỉ cần đăng nhập App E-invoice dưới tên doanh nghiệp, đơn vị của mình. Trên menu chính, nhấn chọn chức năng “Danh sách hóa đơn điện tử”. Khi giao diện “Danh sách hóa đơn điện tử” được mở ra sẽ bao gồm toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp được phân theo các trạng thái rõ ràng, khoa học. Các trạng thái của hóa đơn gồm:

• Đã xuất chưa ký số;

• Chờ xuất;

• Đã xuất đã ký số;

Người dùng muốn xem trạng thái hóa đơn nào sẽ trực tiếp nhấn chọn mục trạng thái hóa đơn đó để xem.

Trong trường hợp người dùng muốn tìm kiếm nhanh một hóa đơn của đơn vị, doanh nghiệp hoặc hóa đơn lập ngày nào đó… có thể sử dụng chức năng lọc hóa đơn như sau:

• Bước 1: Nhấn biểu tượng lọc ở bên trên, góc phải màn hình;

• Bước 2: Điền thông tin “Khách hàng”;

• Bước 3: Chọn lọc hóa đơn “Từ ngày”

• Bước 4: Chọn lọc hóa đơn “Đến ngày”;

• Bước 5: Nhấn ô “Áp dụng” để lọc ra những hóa đơn mình đang muốn tìm kiếm và xem.

Sau khi thực hiện xong các bước hệ thống sẽ tự động lọc ra các hóa đơn đáp ứng điều kiện người dùng tìm kiếm. Bằng cách này người dùng có thể tìm kiếm nhanh chóng hóa đơn mình cần và cập nhật trạng thái của các hóa đơn.

2.2 Báo cáo trạng thái gửi email thông qua chức năng “Quản lý gửi mail”

Tại App hóa đơn điện tử E-invoice người dùng có thể dễ dàng xem các báo cáo liên quan đến hóa đơn thông qua trạng thái gửi mail. Việc làm này sẽ giúp người dùng chắc chắn hóa đơn đã gửi hay chưa gửi, hoặc hóa đơn gửi cho khách hàng có bị lỗi hay không.

Để thực hiện chức năng này, trên menu chính của App E-invoice nhấn chọn chức năng “Quản lý gửi mail”. Khi giao diện “Quản lý gửi mail” được mở ra người dùng sẽ thấy toàn bộ thông tin, các mail đã gửi, chưa gửi hay gửi nhưng bị lỗi. Từ đó, nắm được các thông tin và có phương thức xử lý kịp thời, đảm bảo cho công việc được diễn ra thuận lợi.

2.3 Báo cáo thông qua chức năng “Thống kê”

Thống kê là chức năng vô cùng quan trọng trong tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice. Theo đó, App E-invoice sẽ tự động hỗ trợ người dùng tổng hợp, thống kê tình trạng sử dụng hóa đơn theo ngày/tháng/năm chi tiết chỉ sau một vài thao tác đơn giản.

Để xem báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn người dùng chỉ cần đăng nhập hệ thống App E-invoice bằng điện thoại Smartphone. Trên menu chính, nhấn chọn chức năng “Thống kê”. Khi giao diện “Thống kê” mở ra, các số liệu về hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được thống kê đầy đủ, vừa thể hiện sự bao quát lại vừa chi tiết. Cụ thể các thông tin gồm có:

• Số hóa đơn đã phát hành trong năm;

• Số hóa đơn còn được sử dụng;

• Tổng tiền thuế năm thuế năm;

• Giá trị hóa đơn phát hành năm;

• Tình hình sử dụng hóa đơn (6 tháng đầu/cuối năm);

• Trạng thái hóa đơn: số hóa đơn xuất, số hóa đơn thay thế, số hóa đơn xóa bỏ, số hóa đơn điều chỉnh.

Thông qua các dữ liệu thống kê này người dùng có thể phân tích, tổng hợp thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết lên cấp trên tình hình hóa đơn. Từ đó, kế toán hoặc người quản lý có thể tham mưu cho cấp trên, đưa ra các giải pháp và kế hoạch phù hợp giúp doanh nghiệp bán được nhiều hàng hóa dịch vụ hơn.

2.4 Báo cáo thông qua chức năng “Danh sách báo cáo”

Khi muốn xem báo cáo bán hàng chi tiết, người dùng truy cập vào menu chính, nhấn chọn chức năng “Danh sách báo cáo”. Khi danh sách “Báo cáo bán hàng” được hiển thị, người dùng sẽ thấy trong danh sách gồm thông tin bán hàng của tất các các khách hàng được phân theo tiêu thức đã nhập trước đó.

Để biết chi tiết về việc bán hàng hóa, dịch vụ cho một đơn vị, doanh nghiệp cụ thể nào, tại danh sách này người dùng chỉ cần nhấn vào báo cáo bán hàng của doanh nghiệp  hoặc đơn vị đó.

Lưu ý: Người dùng có thể lọc ra báo cáo bán hàng cho các đơn vị, doanh nghiệp bằng cách chọn chức năng lọc trên giao diện chính của “Báo cáo bán hàng”. Người dùng nhấn chọn biểu tượng lọc ở góc phải, bên trên màn hình, trực tiếp gõ tên đơn vị đối tác hoặc số hóa đơn cần tìm.

Trên đây là giới thiệu về tính năng báo cáo trên App hóa đơn điện tử E-invoice. Tính năng hữu ích ngày sẽ góp phần giúp kế toán và các nhà quản trị nắm bắt các thông tin về hóa đơn nhanh chóng, kịp thời ngay cả khi đi công tác hoặc làm việc bên ngoài.

Để được tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và hỗ trợ cài đặt App hóa đơn điện tử E-invoice trên điện thoại, Quý doanh nghiệp, đơn vị vui lòng liên hệ theo địa chỉ sau để được hỗ trợ tốt nhất.

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Tổng đài 24/7: 19004767/ 19004768

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.